办理外债备案通常指的是在中国境内的企业或金融机构向境外举借债务时，需要按照国家外汇管理局的规定进行的备案程序。这个过程是为了符合中国的外汇管理和债务管理政策。具体的必备文件可能会根据新的政策有所调整，但一般而言，以下文件是必须准备的：

申请书：正式的书面申请，说明借款的目的、金额、期限等关键信息。

借款合同副本：提供与国外贷款方签订的借款协议或贷款合同的复印件。

公司相关证明文件：

营业执照副本；

法定代表人身份证明；

如果有授权代理人，则需要代理人授权书及代理人身份证明。

财务状况报告：包括但不限于近一年的财务审计报告，以及近一期的财务报表（资产负债表、损益表等）。

还款能力证明材料：这可能包括企业的经营计划、现金流预测等能够证明企业具备偿还债务能力的相关材料。

外债登记表：按照外汇管理局的要求填写的关于外债的详细信息表格。

其他支持性文件：这可能包括项目的可行性研究报告、政府批准或许可证（如果适用）、银行同意函（如果是通过银行代理借入）等。

合规声明：确保借款活动符合中国法律、法规以及外汇管理政策的声明。

请注意，上述信息仅供参考，并且可能会随着时间的变化而更新。因此，在准备这些文件之前，可以咨询北京金九国际咨询服务有限公司。此外，不同类型的借款主体（如外资企业、中外合资企业等）可能有不同的具体要求。